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Déclarations : l’essentiel à savoir

A savoir / A faire

Que faut-il déclarer ?

Le bordereau d'appel de cotisations, ou déclaration de salaires, est essentiel pour le calcul de vos cotisations. Vous devez y reporter l’ensemble des salaires et éléments assimilés versés à vos salariés (y compris les rémunérations des gérants minoritaires ou égalitaires de SARL et autres dirigeants versées au titre des tâches ressortant d’un emploi salarié effectif), calculer et régler les cotisations correspondantes.

Contrats d’apprentissage et contrats de professionnalisation : faut-il déclarer ?

L’employeur peut user de la faculté donnée par l’article D. 3141-23 du Code du travail et assurer lui-même le service des congés des salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée (CDD classique, contrat d’apprentissage ou contrat professionnel notamment) sous réserve du double respect des conditions de fond et des conditions de forme suivantes :

Conditions de fond :

1. Le contrat doit obligatoirement être conclu pour une durée minimum d’une année.

2. Le contrat doit avoir acquis une date certaine par enregistrement.

Un contrat d’une durée inférieure à un an ne peut pas être opposé, même si les autres conditions sont réunies.

Conditions de forme :

1. Lors de la conclusion du contrat, l’employeur doit informer la caisse de son intention de l’opposer en vertu des articles susvisés. Une copie du contrat doit être jointe.

2. L’employeur doit adresser, dans les huit jours suivant l’enregistrement par un organisme compétent, la copie du contrat par courrier recommandé.

À noter : ces obligations concernent tant les contrats initiaux que les renouvellements.

Que faire lorsqu’un contrat opposé à la caisse Congés Intempéries BTP est rompu avant le terme d’une année ?

L’article D. 3141-23 alinéa 2 du Code du travail prévoit que, dans un tel cas, l’employeur doit verser rétroactivement à la caisse les cotisations correspondant aux salaires perçus par le salarié depuis le début de la période de référence en cours (1er avril).

Que faire lorsqu’un employeur a oublié d’opposer un contrat à la caisse Congés Intempéries BTP et a lui-même payé les congés ?

Pour assurer légalement lui-même le paiement des congés de son apprenti ou de son salarié en CDD, l’employeur a l’obligation d’effectuer les démarches d’opposition exposées ci-dessus. Dans le cas contraire, l’employeur est en situation irrégulière vis-à-vis de la caisse, au vu des articles D. 3141-23 du Code du travail et 3 du règlement intérieur.

Même si l’employeur a directement payé les congés de son apprenti ou de son salarié en CDD, les salaires de ce dernier doivent être réintégrés dans l’assiette de ses cotisations congés.

 

Cotisations sociales, retraite et prévoyance

La caisse assume le paiement de toutes les charges liées aux indemnités de congés payés qu’elle verse, sauf le FNAL et la cotisation transport.

Deux cas particuliers sont à prendre en compte :

Cotisations de retraite et prévoyance des ETAM et cadres

Les cotisations de retraite et prévoyance des ETAM et cadres sont :
- soit retenues directement au moment du paiement de l'indemnité de congé (mode direct),
- soit traitées par régularisation de la part de l’employeur (mode « déclaratif ») à cause du type de contrat souscrit par l'entreprise auprès de PROBTP — ou si le contrat est souscrit auprès d’une autre institution. 
Pour ces entreprises dites en mode déclaratif, ces cotisations donnent lieu à une régularisation de la part de l’employeur : celui-ci décompte la part salariale de l'indemnité de congé sur la paie de ses salariés et inclut dans ses déclarations auprès de la caisse de retraite complémentaire  et l'institution de prévoyance le montant de l’indemnité de congé communiqué par la caisse.
Le délai de versement par la caisse à l'employeur de la part patronale (dans la limite des taux minima obligatoires) dépend de la signature ou non de la convention par l'entreprise.

Régularisation annuelle des plafonds de sécurité sociale

Cette régularisation est effectuée à chaque règlement pour les indemnités que la caisse verse au cours de l’année civile. Vous n’avez pas à tenir compte des indemnités réglées par la caisse pour effectuer votre propre régularisation.

Qu´est-ce que l´attestation de mise à jour ?

Pour les marchés privés ou Qualibat, certification PGN, etc., la caisse délivre sur simple demande de votre part l’attestation de mise à jour si vous avez réglé l’ensemble des cotisations exigibles et en particulier celles dues au titre des congés payés et du chômage intempéries. La date de fin de validité est précisée sur l’attestation.

Que faire en cas de difficulté de paiement ?

Ne retardez pas pour autant l’envoi de votre déclaration

En premier lieu, si, par suite de difficultés financières, vous ne pouviez assurer le paiement dans les délais, ne retardez pas pour autant l'envoi de votre déclaration. Dans ce cas, portez zéro dans la zone "Montant du versement".

La priorité de la caisse étant toujours de trouver un règlement amiable, n’hésitez pas à prendre contact avec votre conseiller si vous connaissez des difficultés de paiement.

Pénalités et sanctions possibles

En application des dispositions prévues à l'article 6 du règlement intérieur, la caisse calcule des majorations de retard à raison de 1 % par mois de retard sur le total des cotisations congés payés et chômage intempéries dues, tout mois commencé étant compté pour un mois entier.

Calculées chaque mois, les pénalités sont portées au débit du compte une fois par trimestre/par mois. Un décompte est adressé.

Ces mêmes pénalités sont encourues par tout employeur tardivement affilié, pour le nombre de mois écoulés depuis la prise d'effet de l'affiliation.

L'employeur qui ne respecte pas les délais de règlement s'expose à des poursuites pénales.

La caisse peut obtenir des dommages-intérêts en se constituant partie civile devant la juridiction pénale.

L'employeur peut également voir la caisse intenter contre lui une action civile en recouvrement des cotisations dues et des pénalités de retard.

Les frais et honoraires exposés à l'occasion des poursuites restent à la charge de l'adhérent poursuivi.

Mes relevés de compte

Vos relevés de compte sont consultables à partir de votre espace en ligne sur www.cibtp-nord.fr. Pour obtenir vos codes d'accès, retournez-nous la convention d'adhésion aux services en ligne téléchargeable à partir de la rubrique documentation.

Quelle est l’incidence du non-paiement des cotisations sur les congés ?

Conformément aux articles D.3141-31 du Code du travail, en cas de défaillance de l'employeur dans le paiement des cotisations, la caisse verse au salarié l'indemnité de congés payés au prorata des périodes pour lesquelles les cotisations ont été payées, par rapport à l'ensemble de la période d'emploi accomplie pendant l'année de référence.

L'employeur défaillant demeure tenu par l'obligation de payer à la caisse l'ensemble des cotisations, majorations de retard et pénalités qui restent dues.

Après régularisation de la situation de l'employeur, la caisse verse au salarié le complément d'indemnité de congés payés dû.

Comment m’assurer que mon attestation de marché public est valide ?

L'attestation de marché public au 31 décembre est valable pour toute l’année civile qui suit.

Un seul exemplaire est établi. Il vous appartient d’en faire des photocopies en attestant sur l’honneur leur conformité à l’original.

 

Quel mode de paiement pour mes cotisations ?

Vous pouvez vous acquitter par virement direct à notre compte :

20041 01005 0055033N026 53

Indiquez sur l'ordre de virement votre numéro d'adhérent.

Vous pouvez également payer vos cotisations par télérèglement depuis l'Espace Employeur de notre site internet tout en conservant le contrôle de vos paiements ou par chèque bancaire ou postal joint à la déclaration papier.

Le paiement des cotisations doit être effectué dans un délai maximum de 30/45 jours qui suit la période considérée, conformément à l'article 2 du règlement intérieur de la caisse.

Toutefois, si par suite de difficultés financières vous ne pouviez assurer le paiement dans les délais, ne retardez pas pour autant l'envoi de votre déclaration. Dans ce cas, portez zéro dans la zone "Montant du versement".

Que faire si je n’emploie plus de salarié ?

Une entreprise qui n'emploie plus de salariés pendant plusieurs mois et qui, cependant, continue son activité, peut demander à la caisse de mettre son dossier « en sommeil ». Elle doit toutefois s'engager, par écrit, à signaler à la caisse toute nouvelle embauche.

La mise en sommeil suspend l'envoi des bordereaux d'appel de cotisations, ou déclarations de salaires.

Que faire si je cesse mon activité ?

En cas de cessation d'activité, l'entreprise doit le faire savoir à la caisse. Elle est tenue de lui adresser une photocopie de sa radiation du Registre du commerce ou du Répertoire des métiers. Elle doit continuer à fournir ses déclarations de salaires et à payer ses cotisations jusqu'à la date effective où elle cesse d'exercer sa profession.

Fiche : Gérer votre compte

Fiche : Retraite et prévoyance

Notice déclaration de salaires

Le principe général est que tous les salaires et versements assimilables à un salaire (primes, indemnités, avantages en nature…) doivent faire l’objet d’une déclaration.

Cas particuliers liés au statut du personnel

Mandataires sociaux

Les rémunérations attribuées au titre d'un mandat social n'ont pas le caractère de salaire.

Les dirigeants de sociétés (PDG, membre du directoire, gérant) exercent leur fonction en qualité de mandataires sociaux et non en vertu d'un contrat de travail : ils n'ont donc pas droit à des congés payés .
Les mandataires sociaux n'ont donc pas à déclarer leurs rémunérations à la caisse.

Cumul d’un mandat social et d’un contrat de travail
Les salaires que peut percevoir le dirigeant au titre d’un contrat de travail, cumulé avec son mandat social, doivent être déclarés.
Contactez le service affiliation de la caisse pour en savoir plus.

 

Jeunes en formation professionnelle

La déclaration à la caisse dépend du cadre juridique de cette formation :

Existence d’un contrat de travail

Dans le cadre d’un stage

Déclarer

Ne pas déclarer

 

Personnel détaché à l’étranger

Lorsqu’une entreprise du secteur du bâtiment ou des travaux publics procède à un détachement de salariés en dehors du territoire français, elle n’est pas pour autant dispensée de son obligation d’affiliation à la caisse Congés Intempéries BTP et doit donc lui déclarer les salaires versés à ses salariés détachés et verser ses cotisations.

VRP

Pour les VRP titulaires de la carte professionnelle et du statut, aucune cotisation n’est appelée par les caisses.

Salarié associé de l’entreprise

Il n’y a aucune incompatibilité entre les qualités d’associé et de salarié dès lors qu'il existe :
— un contrat de travail (et donc un lien de subordination effectif avec le gérant),
—des fonctions distinctes
— et une rémunération distincte
.

Dans ce cas, le salarié associé doit être déclaré à la caisse.

Contrats à durée déterminée d’un an minimum

Le code du travail permet à l’entreprise d’assurer elle-même le paiement des congés du personnel lié par contrat à durée déterminée d'une durée minimum d'un an.

Vous pouvez  donc, après accord de la caisse, assurer vous mêmes le paiement des congés de vos apprentis dont les contrats répondent à ces conditions.

Dans tous les cas adressez-nous les contrats de vos apprentis. Si le contrat est en cours au moment des congés, il nous permettra d'appliquer les exonérations de charges prévues.

En cas de résiliation d’un contrat à durée déterminée avant son terme, pour quelque cause que ce soit, lorsque cette résiliation a pour effet de porter la durée du contrat à moins d’une année, l’employeur doit avertir la caisse dans les huit jours de la résiliation et verser immédiatement et rétroactivement à la caisse les cotisations correspondant aux salaires perçus par le salarié depuis le début de la période de référence en cours.