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Paiement des congés

A savoir / A faire

Comment avertir la Caisse des prochains départs de mes salariés ?

Indiquez à la caisse les dates de départ de vos salariés sur le site internet, rubrique Congés payés > Fiches navette > Demande de congés. Si vous n'êtes pas inscrit au service en ligne, vous pouvez aussi nous indiquer ces dates sur les fiches navettes "format papier" reçues en octobre et en janvier ou utliser la demande individuelle de congés.

Comment remplir la fiche navette ?

> Télécharger la notice pratique de la fiche navette.

Dois-je distribuer les certificats à mes salariés ?

Si vous détenez les certificats, vous êtes légalement tenus de les compléter et de les remettre à vos salariés.

 Si vous avez des salariés sortis en cours d’exercice,  conservez une copie de leurs certificats.

Que faire si les dates des congés de mes salariés sont modifiées ?

Toute modification du nombre de jours effectivement pris par rapport aux dates communiquées à la caisse doit nous être impérativement signalée quel que soit le motif (absence pour congés d’une durée différente de celle initialement prévue,
congés non pris du fait d’un arrêt pour maladie, accident de travail ou maternité, congés sans solde accolés au congé légal).

Quand mes salariés vont-ils percevoir le montant de leurs congés payés ?

Ils percevront le montant correspondant au nombre de jours demandés, quelques jours avant leur départ, à condition que la demande de congés ait été réalisée dans les délais et que nous ayons en notre possession toutes les pièces nécessaires.

Que faire si je n'ai pas reçu les certificats de mes salariés ?

Nous vous invitons à vous rapprocher des services de la caisse.

Quel mode de paiement pour les congés payés de mes salariés ?

En France, uniquement par virement bancaire.

A l'étranger, par virement international (joindre un relevé d'identité avec les références IBAN et le code BIC (ou SWIFT).

A chaque règlement, une attestation de paiement est envoyée à vos salariés. Elle sert de justificatif de l'indemnité versée et doit être conservée au même titre qu'un bulletin de salaire. Le paiement est déclenché quelques jours avant le départ en congés. La Caisse se réserve le délai d'un mois pour tout paiement, suite à la réception des demandes de congés.

Aucun paiement n'est fait à l'accueil de la Caisse.

Que faire lorsqu'on accueille un nouveau salarié ?

Vous devez en informer la caisse, en précisant ses nom, prénom, numéro de sécurité sociale, adresse, téléphone, courriel, date et lieu de naissance, code métier, qualification, date d'entrée dans l'entreprise, ancienneté dans la profession, horaire et taux horaire, s'il est tâcheron, s'il cotise à Pôle emploi et de quelle caisse de retraite il dépend, s'il bénéficie de l'abattement de 10%. Vous pouvez créer votre nouveau salarié à partir de votre espace personnel sur le site Internet de la caisse. Vous devez joindre son RIB. Nous créons son dossier et nous vous envoyons une Carte BTP à son nom. Un dossier complet facilite le paiement des congés. En cas d'embauche d'un apprenti, vous devez nous faire parvenir copie de son contrat d'apprentissage.

Pourquoi un salarié ouvrier présent dans l'effectif toute l´année n’a-t-il pas droit à la totalité de son congé légal ?

Il peut y avoir différentes causes :

  • le salarié ouvrier a été malade : l'absence pour maladie non professionnelle n'ouvre pas droit à congés et réduit en conséquence la durée des congés ;
  • le salarié a omis d’envoyer à la caisse un justificatif d'arrêt de travail pour accident de travail ou pour maladie professionnelle : dans ce cas, son envoi permettra de rectifier, le cas échéant, le calcul de son congé ;
  • le salarié est en arrêt pour accident de travail ou maladie professionnelle depuis plus d'un an : dans ce cas, l'arrêt supérieur à un an n'est plus assimilable à du temps de travail pour le calcul des droits à congés ;
  • le salarié a eu des absences non assimilées par la loi à du travail effectif pour le calcul de la durée du congé, comme un congé sans solde ou un congé sabbatique.

Le salarié qui quitte l'entreprise a-t-il droit à une indemnité compensatrice de congé ?

La caisse règle l’indemnité compensatrice de congés payés  dans les cas suivants : décès, départ en retraite, changement de secteur d’activité salarié, inaptitude et, dans certains cas particuliers, chômage (contactez la caisse pour en savoir plus).  Dans tous les cas, un justificatif devra être adressé à la caisse.

Que faire en cas de procédure de sauvegarde, de redressement ou liquidation judiciaire ?

Vous devez faire part au mandataire ou au liquidateur judiciaire de votre adhésion à notre caisse et de votre numéro d'affiliation. Celui-ci prendra contact avec nos services pour que nous lui indiquions la date jusqu'à laquelle nous prenons en charge le paiement des indemnités de congés (article D. 3141-31 du code du travail).

Vos salariés pourront également se rapprocher du mandataire ou liquidateur judiciaire pour le paiement du solde de leurs congés et du représentant des salariés qui, dans la plupart des cas, est désigné par les représentants du personnel ou les salariés eux-mêmes. Ce dernier pourra les conseiller, les assister ; l'état des créances salariales établi par le mandataire ou liquidateur judiciaires lui est soumis.

Comment utiliser la Déclaration nominative annuelle (DNA) ?

Au premier avril, vous devez remplir votre déclaration nominative annuelle à partir de votre espace en ligne.

Quand la caisse a reçu et validé votre DNA, elle vous envoie les certificats. Ceux-ci doivent être renvoyés à la Caisse uniquement en cas de correction du certificat ou de départ du salarié de l'entreprise. Attention, vous recevez les certificats après l'envoi de votre DNA et, à la condition d'être à jour au minimum d'un trimestre ou d'un mois de cotisations pour la période de référence (1er avril-31 mars, dés validation de votre déclaration, les droits à congés de vos salariés apparaissent en ligne).

En posant les dates de congé sur le site Internet de la caisse, celle-ci déclenchera leur paiement. Vous visualiserez la date et le montant net du paiement de vos salariés. Vos salariés visualiserons aussi cette information à partir de leur espace en ligne.

A partir de mai, les attestations de paiement sont envoyées à vos salariés, une dizaine de jours avant leur départ en congés. S’ils nous ont transmis leur adresse mél ou leur n° de téléphone portable, ils recevront une alerte leur annonçant le paiement.

Si vous n'êtes pas inscrit au service en ligne, vous recevrez, en octobre et en janvier, les fiches navettes de vos salariés pour mettre à jour les informations et fixer les dates des soldes de congés. Nous vous invitons à utiliser le site Internet pour poser les dates de congé de vos salariés.

Que faire lors du départ de l'un de mes salariés ?

Vous déclarez le départ de votre salarié à la caisse, soit directement en ligne sur votre espace sécurisé, soit en remplissant le document téléchargeable sur le site Internet.

Vous pouvez aussi réclamer à votre caisse le formulaire de demande de certificat pour salarié débauché. Vous le remettez à votre salarié à l'occasion de son départ.

Votre salarié doit nous transmettre la partie du certificat à retourner à la caisse à partir du mois de mai qui suit la date de son départ (début de la période de paiement des congés par la caisse). Il conserve l'autre partie du certificat.

A quelles conditions mon droit à congé est-il ouvert ?

Vous devez avoir accompli un temps de travail effectif au cours de la période de référence du 1er avril d’une année au 31 mars de l’année suivante.

Comment calculer la durée de mes congés ?

Le droit à congé est égal à 2,5 jours ouvrables par mois complet, période de 4 semaines ou 24 jours de travail ou par tranche de 150 heures de travail.

Sont pris en compte comme temps de travail :

  • 75 % des heures de chômage intempéries, à la condition que les arrêts de travail pour cause d’intempéries aient été déclarés à la caisse ;
  • les accidents du travail et de trajet ou la maladie professionnelle, dans la limite d’un an maximum à compter de la date de l’arrêt sur présentation de l'attestation de la CPAM mentionnant la date et le numéro de l'accident du travail et la période indemnisée ;
  • les arrêts pour maternité ou adoption ;
  • un forfait représentant les congés de l’année précédente dans le BTP ;
  • la maladie non professionnelle pour les Etam et Cadres sous certaines conditions ;
  • le chômage partiel.

Pour bénéficier de ces assimilations, il faut que le droit à congé soit ouvert.

Comment se définissent les jours ouvrables ?

On définit par « jours ouvrables » tous les jours de la semaine, sauf les dimanches et jours fériés légaux (à la charge de l’employeur).

Vous exercez entre le 1er mai de l’année 2013 et le 30 avril de l’année 2014  les congés que vous avez acquis durant la période du 1er avril de l'année 2012 au 31 mars de l'année 2013.

Exemple

 Pour des vacances du 4 au  23 août 2014, sachant que le 15 août est férié, cette période correspond à 17 jours de congés ouvrables.

 

Le jour de solidarité peut-il être posé en jour de congé ?
Avec l’accord de votre employeur, vous pouvez poser un jour de congé payé ou un jour de congé conventionnel (ancienneté) lors de la journée de solidarité. Dès lors que les dates de congés sont décidées, votre employeur ne peut exiger que vous reveniez effectuer la journée de solidarité. Elle est dès lors décomptée en jour de congé payé.
En revanche, votre employeur ne peut vous imposer de prendre une journée de congé à la date de la journée de solidarité.
Vous pouvez également poser un jour de repos lié à l’aménagement du temps de travail (à condition que vous puissiez librement choisir une partie de ces jours de RTT).

Rappels :
La durée des congés pouvant être pris en une seule fois ne peut excéder 24 jours ouvrables (article L.3141-17 du code du travail).
Le congé légal, s’il ne dépasse pas 12 jours, doit être pris en continu.

 

Je suis sans emploi

Vous avez la possibilité de retrouver un emploi dans le BTP durant la période d'exercice de vos congés. CIBTP conserve vos droits et vous indemnise sur demande de votre nouvel employeur. Si vous ne retrouvez pas d'emploi dans le BTP, vos droits sont soldés en mai 2015. 

Le délai de carence

Quand un salarié est privé d'emploi, Pôle emploi applique systématiquement un premier délai de carence de 7 jours et un deuxième pour le nombre de jours correspondant aux congés qui vous sont dus mais non encore payés. Il vous reviendra de prendre contact avec cet organisme pour lui fournir tout justificatif de nature à permettre d'établir précisément cette période de carence (certificats-congés, attestations de paiement...).

Quand mes indemnités de congés sont-elles payées ?

Vous percevez le montant correspondant au nombre de jours pris quelques jours avant votre départ en congés, à condition que la caisse soit préalablement en possession des informations nécessaires dans les délais prescrits.

Comment bien préparer mon dossier ?

Pour le meilleur traitement de votre dossier, il est recommandé de vérifier les informations mentionnées sur votre certificat :

  • votre numéro de sécurité sociale (13 chiffres) ;
  • vos nom et prénom ;
  • votre adresse ;
  • votre période d’emploi (entre le 1er avril et le 31 mars de l’année suivante) ;
  • vos dates de départ en congés et le nombre de jours exercés ;
  • vos coordonnées bancaires ou de caisse d'épargne ;
  • vos mél et numéro de portable, le cas échéant.

En cas d’erreur ou d’omission, vous devez le signaler à votre employeur, seul habilité à rectifier les informations inscrites sur votre certificat.

Si vous avez plusieurs certificats bleus en votre possession :

Votre dossier de congés sera traité par la caisse dont dépend votre employeur au 31 mars de l'année ou le dernier avant cette date lorsque votre employeur aura validé vos dates de départ pour les congés de l'exercice 2013 (à prendre entre le 1er mai 2013 et le 30 avril 2014).

Si votre précédent employeur dépend d'une autre caisse métropolitaine, veuillez adresser le certificat obtenu à la caisse qui paiera désormais vos congés (celle de votre employeur au 31 mars de l'anée).

Pièces à joindre dans certains cas :

  • pour tout arrêt en accident du travail ou maladie professionnelle : une attestation de la Caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) comportant la date, le numéro de l’accident et l’ensemble de la période indemnisée ;
  • en cas de paiement par une autre caisse : une photocopie de l’attestation de paiement de l’année précédente ;
  • si vous atteignez au 31 mars de cette année de congé 10 ans d’ancienneté dans la profession et ne bénéficiez pas encore des 2 jours accordés pour ancienneté dans l’entreprise : les photocopies des certificats de travail de vos employeurs successifs ;
  • si vous avez votre résidence fiscale en Belgique : une attestation des services fiscaux à renouveler chaque année ou la copie du dernier avis d'imposition ainsi qu’un RIB avec la domiciliation en Belgique comportant les références IBAN et le code BIC (ou code SWIFT) ;
  • si vos coordonnées bancaires nous sont inconnues ou ont changé : un nouveau RIB, en y mentionnant votre numéro de sécurité sociale (13 chiffres).

J'ai changé de coordonnées bancaires.

Vous devez nous envoyer vos nouvelles coordonnées bancaires :

  • vous avez reçu un courrier de notre part vous le réclamant,
  • vous avez changé de compte bancaire depuis le dernier règlement de la caisse,
  • vous n’avez pas encore communiqué vos références bancaires.

Si la caisse a connaissance de vos coordonnées bancaires, celles-ci sont imprimées sur votre certificat de congés.

Je suis en arrêt maladie, accident de travail ou maternité

Avant votre congé (le paiement est déjà effectué par la CIBTP) : vous devez prendre vos congés dés que possible, en accord avec votre employeur à votre retour au travail.

 

Pendant vos congés : il n’a pas de report de votre congé.

 

Vous ne pouvez pas solder vos congés avant le 30 Avril : vos congés seront reportés, après votre reprise du travail, et devront être pris avant le 31 décembre suivant.

 

Depuis 12 mois ou plus : un formulaire d’accord devra être complété par mon employeur et vous-même pour un paiement sans prise du congé.

Je suis frontalier

Vous payez vos impôts en France : faites-le nous savoir par écrit (mél, ou courrier).

 

Vous payez vos impôts en Belgique : vous devez obligatoirement, tous les ans, envoyer à la Caisse de Congés payés une attestation des services fiscaux belges (ou avis d’imposition) indiquant que vous êtes domicilié en Belgique.

 

Votre employeur pratique la retenue à la source : vous prévenez par écrit la CIBTP.

Comment calculer mes indemnités de congés ?

Vos congés sont calculés selon deux méthodes. C’est le calcul le plus avantageux pour vous qui est retenu :

  • Méthode du régime général : 1/10 x (salaire total brut de la période de référence + montant du congé précédent)
  • Méthode du régime Bâtiment : 1/10 x [Salaire horaire ou mensuel x temps de travail (ou assimilé) de la période de référence, y compris le forfait correspondant au congé précédent].

Mon employeur est-il tenu de me donner mon certificat ?

Votre employeur est légalement tenu de vous remettre, avant votre départ en congé ou à la date de rupture de votre contrat, un certificat en double exemplaire qui vous permettra de justifier de vos droits à congé envers la caisse d’affiliation de votre dernier employeur (article D3141-34 du code du Travail).

Comment déclarer mes indemnités de congé au trésor public ?

Lorsque vous remplissez votre déclaration de revenus …Indiquez ou vérifiez le net imposable précisé au dos de vos attestations de paiement.

Comment demander le paiement de mes congés ?

L’employeur doit vous remettre, au moins un mois avant votre départ en congés ou à votre départ de l’entreprise, un certificat.

  • Votre employeur pose des congés en ligne; dans ce cas, vous ne devez pas nous le retourner.
  • Votre employeur indique les dates de départ sur votre certificat, vous avez des corrections, vous avez changé de caisse de congés payés; dans ce cas retournez votre certificat à la caisse dont dépend votre employeur au 31 mars.

En cas de départ à la retraite, de retour définitif à l'étranger, de retour à l'école, de création d'entreprise et contrat hors bâtiment, nous procèderons au paiement sur présentation d'un justificatif et d'une demande de paiement par anticipation (courrier de demande de paiement par anticipation -un modèle est téléchargeable, rubrique documentation- extrait K bis, contrat de travail, certificat de scolarité).

En cas de périodes d'intérims ou de chômage, le paiement sera effectué à partir du 1er mai 2015.

Que faire si mes dates de départ en congé sont modifiées ?

Il suffit que votre employeur nous avertisse des modifications.

Pour cela, il utilise la demande recitificative de congés téléchargeable à partir de la rubrique documentation de ce site.

Quel sera le mode de paiement de mes congés payés ?

En France, uniquement par virement bancaire.
A l’étranger, par virement international (joindre un relevé d’identité avec les références IBAN et le code BIC (ou SWIFT).

A chaque règlement, une attestation de paiement vous est envoyée. Elle sert de justificatif de l’indemnité versée et doit être conservée au même titre qu’un bulletin de salaire. Le paiement est déclenché environ 10 jours avant le départ en congés. La Caisse se réserve le délai d’un mois pour tout paiement, suite à la réception des certificats et fiches navettes.
Aucun paiement n’est fait à l’accueil.

Le congé « mère de famille »

La caisse attribue les congés « mère de famille » sur présentation d'une copie du livret de famille. Est considéré comme étant à charge un enfant âgé de moins de quinze ans au 30 avril de l’année en cours et vivant au foyer.

Voici ci-dessous les conditions d’attribution des jours de congés supplémentaires pour mère de famille :

Moins de 21 ans au 30 avril de l'année précédant le congé

 

2 jours par enfant à charge, sans limitation. Ce droit peut être réduit à 1 jour par enfant à charge si le congé annuel légal acquis sur la période est inférieur ou égal à 6 jours.

Plus de 21 ans  au 30 avril de l'année précédant le congé

2 jours par enfant à charge. Le total des jours de congé est limité à 30 jours y compris les jours de mère de famille.

 

Les jours de congé mère de famille sont à prendre pendant la période d'exercice des congés.

 

 

J’entre dans une autre entreprise du BTP

  • Votre nouvel employeur devra vous accorder, avant le 30 avril qui suit votre embauche, le solde de vos congés de l’exercice en cours.
  •  Pour la période suivante (débutant le 1er mai suivant votre embauche), votre dossier sera traité par la caisse de votre nouvel employeur lorsque celui-ci aura validé vos dates de départ pour les congés de cet exercice.

Paiement des congés : c'est la caisse de votre employeur au 31 mars qui règle les congés.

Important : si votre précédent employeur dépend d’une autre caisse métropolitaine, veuillez transmettre le(s) certificat(s) émis par cette caisse à celle dont dépend votre nouvel employeur.

Je quitte le secteur du BTP et/ou je crée mon entreprise

Puisque vos congés à venir ne relèvent plus de ce régime, nous vous réglons vos droits à congés acquis pour l’exercice en cours et à venir sur présentation de votre certificat de congés et/ou d’une demande de paiement accompagné(e) du justificatif correspondant à votre situation :
— le justificatif d'une activité professionnelle hors BTP, si vous êtes salarié
— l’inscription à la chambre des métiers ou l’extrait Kbis si vous avez créé une entreprise.

Je quitte mon entreprise : ai-je droit à une indemnité compensatrice de congé ?

La caisse vous règle l’indemnité compensatrice de congé payé dans les cas suivants : décès, départ en retraite, changement de secteur d’activité salarié, inaptitude et dans certains cas particuliers, chômage (contactez la caisse pour en savoir plus). Dans tous les cas, vous devez fournir un justificatif de votre situation.

Mon entreprise est en procédure de sauvegarde, de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire

Nous vous conseillons de prendre contact avec le mandataire ou liquidateur judiciaire : il s’agit de personnes nommées par le tribunal. Elles vous indiqueront la période de congé qui est prise en charge par la caisse et les documents à lui fournir le cas échéant pour le calcul du solde de vos congés.

Dans la plupart des cas, les représentants du personnel ou les salariés eux-mêmes désignent un représentant des salariés qui pourra vous conseiller ou vous assister ; l’état des créances salariales établi par le mandataire judiciaire lui est soumis.

Bulletin individuel de transfert

Demande de certificat de congés

Demande individuelle de congés

Demande de paiement par anticipation

Demande rectificative de congés

Demande de solde de congés

Fiche : les congés payés

Fiche info salariés apprentissage

Fiche info salariés frontaliers

Fiche info salariés etam cadre maladie

Fiche info salariés ouvriers maladie

Fiche info salariés décès

Les codes métiers

Le régime des congés payés

Lettre Info Certificat

Memento Congés

Notice pratique de la Déclaration Nominative Annuelle

Notice pratique de la fiche navette

Notice pratique de la demande de certificat de congés

Nouvelles embauches

Procuration

Tract Site Internet

Tract Mél ou Texto

Formalités

L'entreprise déclare à la caisse les éléments constitutifs des périodes d'emploi de ses salariés nécessaires à la valorisation des droits à congés.

Cette transmission s'effectue chaque année via la déclaration nominative annuelle (DNA) avant le 30 avril.

Cette même formalité est exigée en cours d'année pour tout salarié quittant l'entreprise. Après contrôle des éléments déclarés, la caisse adresse à l'entreprise le certificat de congé prévu à l'article D.4131 du code du travail qu'elle devra remettre au salarié pour lui permettre de vérifier les éléments communiqués à la caisse et, le cas échéant, justifier de ses droits.

Les congés seront réglés au salarié au fur et à mesure de leur consommation effective, entre le 1er mai et le 30 avril.

L'indemnisation interviendra en fonction des dates de congés communiquées par l'entreprise à la caisse.

Mode de paiement

Les indemnités de congés sont réglées par virement.

Pour la mise en oeuvre du paiement par virement bancaire, il suffit de transmettre à la caisse le relevé d'identité bancaire (RIB).

Si le salarié ne possède pas de RIB, il a la possibilité de nous envoyer une procuration accompagnée du RIB d'un tiers et de la photocopie de sa pièce d'identité.

Document justificatif

L'attestation de paiement :

Comme tout bulletin de salaire, elle répondra à toute demande des employeurs ou des organismes sociaux. Cette attestation de paiement permet également au salarié d'être informé :

- de ses droits à congés

- du nombre de jours réglés

- du nombre de jours non demandés restant à prendre

 Cette attestation est à conserver.

Prescription du paiement d'un congé :

L'article L. 3245-1 du code du travail, modifié par la loi n°2013-504 du 14 juin 2013, fixe à trois ans le délai de prescription en matière salariale. Cette règle s'applique également à l'indemnité de congé qui a le caractère d'un salaire.

En conséquence, toute demande de paiement de congé relative à un exercice antérieur de plus de trois ans ne peut être acceptée.